Bespreken wederzijdse verwachtingen
Jaarlijks maken een lid van de topmanagementgroep en de bewindspersoon werkafspraken. Hierin spreken zij hun wederzijdse verwachtingen uit en leggen ze die vast, inclusief het tijdsbestek voor die verwachtingen. Sommige bewindspersonen maken alleen werkafspraken met SG’s. De SG maakt dan op zijn beurt weer werkafspraken met de DG.

Vier categorieën
Er zijn vier categorieën afspraken die sterk met elkaar samenhangen (‘wat’ moet er worden gepresteerd en ‘hoe’ is dit te bereiken, met welke middelen):
- beleidsdoelen en –middelen;
- onderlinge en algemene omgang en communicatie;
- beheersdoelen en middelen;
- persoonlijke bijdragen aan beleids- en beheersdoelen en aan het Rijk.

Toelichting per categorie:

1. Bijzonderheden bij de werkafspraken
Er zijn omstandigheden die invloed kunnen hebben op de werkafspraken, zoals het begin of einde van een kabinetsperiode, een nieuwe benoeming, of de wijze van tussentijdse terugkoppeling.

2. Beleidsdoelen van het departement(sonderdeel)
De topambtenaar en de bewindspersoon inventariseren een beperkt aantal strategische beleidsdoelen en proberen hiervoor draagvlak te krijgen. Ze formuleren ook de prioriteiten van de bewindspersoon, het eventuele afbreukrisico en het tijdpad. Daarbij leggen ze tevens de doelen, instrumenten en middelen expliciet vast, inclusief de inzet van de topambtenaar. Het vastgestelde doel, instrument of middel kan bijvoorbeeld een beleidsnota zijn, een project of het tijdpad voor een wetsvoorstel.

3. Onderlinge en algemene omgang en communicatie
De bewindspersoon, SG en DG spreken af hoe ze met elkaar en met hun omgeving willen omgaan en communiceren. Het gaat hierbij om het omgaan met bijvoorbeeld de media, het parlement en de politieke agenda. Daarnaast spelen meer interne zaken een rol, zoals politiek relevante informatievoorziening van het departement aan de bewindspersoon, hoe vaak er overleg is en of er sprake is van mandaten.

4. Beheersdoelen van het departement(sonderdeel)
Zo nodig maken de bewindspersoon en topambtenaar afspraken over de accenten of verbeteringen die hen in de organisatie voor ogen staan. Ze leggen doelen en middelen expliciet vast, inclusief de persoonlijke inzet van de topambtenaar. Verder komt aan de orde op welke punten het onderdeel kan worden versterkt en hoe (accountantsverklaring, kennismanagement, ICT, reorganisatie).

5. Persoonlijke bijdragen
a) Persoonlijke bijdrage aan beleids- en beheersdoelen
Het gaat hier om de persoonlijke bijdrage aan en de individuele inzet bij de totstandkoming van beleids- en beheersafspraken. Wat verwachten betrokkenen van elkaar om de gezamenlijk gestelde doelen te bereiken?

b) Persoonlijke bijdrage aan de rijksdienst
Draagt de topambtenaar bij aan de rijksdienst als geheel? Dat kan bijvoorbeeld door het delen of inzetten van zijn of haar talenten of kennis buiten het eigen werkterrein, onder meer in commissies, adviesraden en nevenfuncties. Of door het starten van nieuwe activiteiten (via het Beraad van secretarissen-generaal) voor het Rijk. Het is belangrijk dat de bewindspersoon de topambtenaar ruimte geeft om zich te kunnen inzetten voor de belangen van het Rijk als geheel.