1 Start
Het opdrachtgevende departement stelt in samenwerking met Bureau ABD een functieprofiel op. Daarin staat ook het onderdeel competenties die duidelijk de specifieke behoeften van de organisatie beschrijven. Dat kan onder meer door ‘essentiële situaties’ goed te omschrijven. Een scherp geformuleerd functieprofiel is een voorwaarde om een vacature goed te kunnen vervullen. Bij het vaststellen van het functieprofiel is veelal de (departementale) ondernemingsraad betrokken. Om de eenheid in profielen te bevorderen is er een algemene profielschets opgesteld voor alle topmanagementgroep-functies.

1a Publicatie vacature. Bureau ABD publiceert het profiel op deze website en stuurt dit tevens ter informatie rechtstreeks (schriftelijk of per e-mail) aan de ABD-leden. Belangstellenden kunnen zich binnen twee weken als kandidaat melden.

1b De eerste lijst. Binnen drie weken na publicatie van de vacature stelt Bureau ABD een groslijst op met kandidaten die aan het functieprofiel voldoen. Op deze lijst staan alle kandidaten, of zij nu als ABD-lid werkzaam zijn bij het Rijk of elders. Bureau ABD benadert de kandidaten in deze fase nog niet actief.

1c Bespreken groslijst en oriënterende gesprekken. De opdrachtgever geeft op basis van de eerste lijst aan met welke kandidaten hij in eerste instantie een oriënterend gesprek wil houden. Bureau ABD neemt vervolgens contact op met deze kandidaten. De opdrachtgever krijgt van Bureau ABD aanvullende informatie over de kandidaten die zelf ook een oriënterend gesprek willen voeren. Belangstellenden die niet zijn uitgenodigd krijgen van Bureau ABD bericht.

1d Selectielijst. Na de oriënterende gesprekken vraagt de DGABD aan de Voorselectiecommissie topmanagementgroep om advies om zijn eigen oordeel te toetsen en voor het vaststellen van de selectielijst. Binnen een week brengt deze commissie een advies uit. Bureau ABD meldt de kandidaten wie er doorgaat in het verdere selectieproces, en wie niet. Is de selectielijst eenmaal vastgesteld door de DGABD, dan worden geen nieuwe kandidaten meer toegevoegd.

1e Selectie binnen het departement. Voor de selectiegesprekken bij het vacaturehoudend departement zijn ongeveer drie weken nodig. De kandidaten houden een of meer gesprekken met een selectie(advies)commissie. Het kan zijn dat ook een interne kandidaat van het vacaturehoudend departement een uitnodiging krijgt voor een gesprek. In dat geval moet vanuit het oogpunt van objectiviteit iemand van een ander departement deel uitmaken van de selectiecommissie. De opdrachtgever zelf moet de (departementale) ondernemingsraad bij de selectie betrekken.
Na de selectiegesprekken overlegt de opdrachtgever met Bureau ABD over de uitkomst. Zo snel mogelijk daarna laat de opdrachtgever zelf – onderbouwd met argumenten – de resultaten van de gesprekken aan de kandidaten weten. Bureau ABD heeft nog contact met de kandidaten over hun ervaringen met de selectieprocedure (nazorg).

2 Afrondingsfase

2a Assessment. De uiteindelijke kandidaat ondergaat in de regel een assessment, gericht op topmanagementgroep-competenties. Dit vanwege de rechtspositie van de leden van de topmanagementgroep: na hun benoeming moeten zij voor een bepaalde periode een andere managementfunctie op topmanagementgroep-niveau kunnen gaan vervullen. Bureau ABD ontvangt het assessmentrapport en stuurt dit – na toestemming van de kandidaat – aan de opdrachtgever.

2b Benoeming. De Ministerraad bespreekt uiteindelijk de voordracht van kandidaten voor topmanagementgroep -functies. De Minister van BZK is – samen en in overleg met de vakminister – verantwoordelijk voor de voordracht. Ongeveer gelijktijdig met het publiceren van het in overleg met Bureau ABD opgestelde persbericht staat de benoeming ook op de ABD-site. Bureau ABD zorgt voor het benoemingsbesluit en stuurt dit aan het departement. Na de benoeming volgt het maken van werkafspraken en afspraken over begeleiding en coaching van de benoemde kandidaat door het departement of door Bureau ABD.