De Versnellingskamer

Binnen Tülays afdeling POOL zijn verschillende OCW-brede programma’s en een projectenpool georganiseerd. ‘De opgaven van deze programma’s dragen we stapsgewijs  over aan lijndirecties. Zo’n overdracht brengt vragen met zich mee: hoe kunnen we het programma het beste inrichten én hoe behouden we de expertise binnen het programma, ook als POOL straks niet meer betrokken is? Bij eerdere overdrachten merkte ik dat we in de zoektocht naar antwoorden op die vragen soms te lang bleven hangen in de onderzoekende fase. Ik zag De Versnellingskamer als een kans om het krachtenveld en de randvoorwaarden voor een goede, effectieve samenwerking weer scherp in beeld te krijgen.’

De gebruiker centraal

De driedelige DGABD-cursus De Versnellingskamer helpt publieke leiders om grip te krijgen op de dynamiek en effectiviteit die Tülay beschrijft. De krachtenveldanalyse is een belangrijk onderdeel van de cursus: wat zijn de formele posities en hoe liggen de informele verhoudingen? ‘In de casus die ik aandroeg, ging het om een wethouder die beleidsmatig in de knel zat tussen OCW- en SZW-regelingen. Ik zag de wethouder als de gebruiker: die kwam tenslotte met een hulpvraag naar ons toe. Maar door de krachtenveldanalyse werd ik me weer bewust van het feit dat de wethouder onderdeel is van een keten waarin het vooral om de student draait. Die wil uiteindelijk toegang tot bepaalde regelingen.’ Tülay vervolgt: ‘Voor wie doen we het nu eigenlijk, hebben we de opgave nog helder voor ogen? Die vragen stel ik intern nu vaker hardop.’

Onbevooroordeelde vragen

Ook Astrid, manager en MT-lid Innovatie en Kennis bij EZK, was de aandacht voor verschillende belangen en de bijbehorende dynamiek erg nuttig. ‘Het sloot aan bij mijn opgave: waar EU-fondsen – bijvoorbeeld voor economische ontwikkeling en landbouw – nu nog gescheiden zijn in afzonderlijke programma’s, moet elke lidstaat straks zelf één nationaal plan hebben. Er stond alleen nergens op papier hoe we het besluitvormingsproces daarachter moesten inrichten. Ik zocht naar handvatten om dat effectief te kunnen doen. Het bleek tijdens de cursus heel waardevol om die zoektocht aan te gaan met iemand die jouw dossier inhoudelijk niet kent. Je krijgt dan meer onbevooroordeelde, kritische vragen zoals: “Verschilt jouw belang wel echt met dat van een ander?” en “Is er niet iets wat jullie bindt, wat je in de overleggen beter kunt benutten?” Dat gaf me stof tot nadenken.’

Doelgerichter sturen

In de derde en laatste sessie zetten deelnemers hun geleerde lessen om in versnelling. Astrid: ‘Met een deelnemer van Defensie telde ik terug vanaf mijn deadline: samen dachten we na over welke beslissingen wanneer genomen moesten worden. Dankzij de cursus heb ik mijn eigen doel scherper voor ogen. Ik weet nu ook beter hoe anderen daarin staan en kan daardoor veel doelgerichter sturen tijdens overleggen.’

Vertragen om te kunnen versnellen

‘Deze cursus zou eigenlijk De Vertragingskamer moeten heten’, constateert Tülay. ‘Je vertraagt, zodat je kunt nagaan of je de opgave en belangrijke spelers en de basis voor de samenwerking nog scherp hebt. Pas dan kun je effectief versnellen. Dankzij de cursus voel ik me ook gesterkt in mijn gedrag en visie als leidinggevende: van buiten naar binnen denken, knopen doorhakken als je met elkaar in rondjes dreigt te gaan draaien, de expertise van je team benutten. Het is niet alleen mijn taak om zo te werken, maar ik heb ook het mandaat en daarmee de verantwoordelijkheid om dat zo te doen. Daar ben ik me dankzij De Versnellingskamer nog sterker van bewust.’