AI en automatisering besparen AFAS Software in Leusden zoveel tijd dat het bedrijf begin 2025 een vierdaagse werkweek invoerde. De vijfde dag is bedoeld voor zelfontwikkeling en vrij in te vullen door medewerkers. René Putters, afdelingshoofd Toezicht Luchtvaart bij de ILT‑Luchtvaartautoriteit, ging in september mee op ‘Techpeditie’ (werkbezoek) naar AFAS om te kijken wat de Rijksoverheid hiervan kan leren.
‘Van een vijfdaagse naar een vierdaagse werkweek: dat triggerde me’, vertelt René. ‘Ik was benieuwd hoe AFAS Software dat voor elkaar heeft gekregen en hoe het omgaat met externe ontwikkelingen zoals AI. Daarnaast meldde ik me aan voor deze Techpeditie omdat dit soort werkbezoeken me inspireren én ruimte bieden voor reflectie. Hoe organiseer ik als leidinggevende bijvoorbeeld tijd voor mijn collega’s om te experimenteren met AI, waarbij ze ook voldoende tijd overhouden voor hun reguliere werk?’
AI als hulp
Het reguliere werk waarop René doelt, is binnen de ILT-Luchtvaartautoriteit (onderdeel van de Inspectie Leefomgeving en Transport) flink in beweging. De organisatie ziet niet alleen toe op onder andere luchtvaartveiligheid en passagiersrechten, maar ook op onbemande luchtvaart zoals drones. En daar heeft de luchtvaartautoriteit steeds meer werk aan. ‘Zo worden er steeds meer drones waargenomen in het luchtruim rondom luchthavens waar ander verkeer vliegt’, aldus René. ‘We geven meldingen en signalen door aan de Nationale Politie en de Koninklijke Marechaussee om daartegen op te treden. Daarnaast neemt het werk voor onze inspecteurs toe door nieuwe regelgeving vanuit de EU, de razendsnelle ontwikkelingen binnen de beroepsmatige dronesector en de complexiteit van de vergunningaanvragen vanuit het bedrijfsleven.’ AI kan volgens René een grote rol gaan spelen in het werk van zijn medewerkers. ‘Het kan inspecteurs helpen om aanvragen te beoordelen, bijvoorbeeld door deze alvast te laten controleren op onvolledigheden.’
Tijd en middelen beschikbaar stellen
Het management van AFAS ging tijdens de Techpeditie uitgebreid in op de omslag naar een vierdaagse werkweek en de rol van AI daarin. René: ‘Ze sporen medewerkers aan om hun werkdagen efficiënter te benutten, onder andere door dan samen op kantoor te werken en elkaar meer te helpen in het werk. Daarnaast maakt het management AI breed beschikbaar door instructiebijeenkomsten en workshops te organiseren, bijvoorbeeld voor het schrijven van goede prompts. Met tijd en middelen brengt AFAS automatisering en AI écht verder.’
Experimenteren
‘De lessen van de Techpeditie zullen een plek krijgen in een traject om onze informatiesystemen te verbeteren en om de mogelijkheden die het gebruik van AI biedt te benutten’, legt René uit. ‘We zullen informatiebijeenkomsten gaan organiseren om collega’s mee te nemen in de ontwikkelingen van AI. Met ook aandacht voor de dilemma’s: welke informatie mag ik wel en niet met AI delen? Volgend jaar komt er een interne, afgeschermde omgeving: Chat ILT. Daarin kunnen inspecteurs veilig experimenteren, zodat ze routinewerkzaamheden straks hopelijk sneller kunnen uitvoeren. Hun deskundigheid blijft natuurlijk leidend bij de definitieve beoordeling van bijvoorbeeld een vergunningsaanvraag.’
Eigenaarschap van medewerkers
René neemt meerdere lessen mee uit de Techpeditie. ‘Om tot een vierdaagse werkweek te komen, zal je keuzes moeten maken in waar je als organisatie prioriteit aan geeft. In hun presentatie noemden de leidinggevenden van AFAS de shit list: maak een lijst met alles waarmee je wil stoppen – in je werk, je relatie, je leven. Voor een organisatie zijn dat werkzaamheden die niet behoren tot je kernactiviteiten, of die helemaal niet handig zijn om te doen. Maak daarin keuzes en neem die mee in je verandertraject. Dan komt er zó veel tijd vrij. Dat vond ik een mooi inzicht.’ Daarnaast viel het René op dat medewerkers van AFAS veel verantwoordelijkheid krijgen. ‘Ze hebben geen managementassistenten en maar één HR-adviseur op zevenhonderd medewerkers. Het eigenaarschap ligt veel meer bij de medewerkers zelf.’
Krachten bundelen
Heeft het bezoek aan AFAS René ook verder geholpen in zijn rol als leidinggevende? ‘Absoluut. De Techpeditie bevestigde voor mij dat ik moet blijven letten op de voorwaarden waaronder mensen hun werk doen: goede informatiesystemen, ruimte voor ontwikkeling met AI. Dat kan alleen door te laten zien dat je eigenaarschap aanmoedigt en ruimte biedt voor het experiment.’ In de zoektocht naar betere benutting van de mogelijkheden van AI door de Luchtvaartautoriteit, is René nog van plan om contact op te nemen met RADIO – De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. ‘Daar zijn ze continu bezig met dit soort vraagstukken en zien ze wat overheidsorganisaties hierin doen. Die krachten moeten we bundelen! De ontwikkelingen gaan snel, ook buiten de overheid. Laten we inspiratiesessies zoals de Techpedities daarom blijven organiseren en als overheden ook meer bij elkaar op bezoek gaan om van elkaar te leren.’