Procedure werving en selectie voor functies binnen de Algemene Bestuursdienst.
Na het ontstaan van een vacature stelt de opdrachtgever samen met het directoraat-generaal Algemene Bestuursdienst (DGABD) een functieprofiel op met functie-eisen en het competentieprofiel. De vacature wordt meestal twee weken opengesteld op de website van de Algemene Bestuursdienst en op Werkenvoornederland.nl.
Als je geïnteresseerd bent en voldoet aan de functie-eisen, kun je via het sollicitatieformulier op Werkenvoornederland.nl reageren.
DGABD stelt een longlist op, samengesteld uit de aanmeldingen. In deze fase voert de MD-consultant van DGABD pre-selectiegesprekken met diegenen die voldoen aan de eisen.
DGABD stelt een cv-presentatie op en bespreekt deze met de vacaturehouder. Op basis van de voorgaande stappen komen de opdrachtgever en DGABD tot een shortlist van kandidaten die doorgaan naar de selectiecommissie.
Je ontvangt binnen drie weken na de sluitingsdatum van de vacature bericht over het resultaat van deze eerste selectie. Ga je niet door naar de selectiecommissie, dan word je door DGABD geïnformeerd. Ben je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek? Dan ben je één van de kandidaten van wie het profiel het best aansluit bij wat de baan vraagt. Je krijgt dan een gesprek met de selectiecommissie.
Selectiecommissie
De selectiecommissie bestaat uit toekomstige collega’s, een collega van een ander onderdeel waarmee veel wordt samengewerkt, een ketenpartner, de MD-consultant die de vacature begeleidt en de vacaturehouder: de leidinggevende van het onderdeel van de vacature waarop je hebt gereageerd, en voorzitter van de selectiecommissie.
Het sollicitatiegesprek duurt gemiddeld 45 minuten. De laatste tien minuten zijn voor jouw vragen – solliciteren is immers tweerichtingsverkeer. Soms volgt nog een tweede sollicitatiegesprek. De vacaturehouder koppelt jou terug over de bevindingen van de selectiecommissie.
Voorbereiden
Meestal start een gesprek met de vraag naar je motivatie; een uitgelezen kans om een sterke eerste indruk te maken. De richting van de vervolgvragen kun je afleiden uit de vacaturetekst: de opgave, de criteria, publiek leiderschap. Neem die daarom aandachtig tot je tijdens je voorbereiding. Lees je ook aandachtig in op de Rijksbrede visie op publiek leiderschap:
- Wat verwacht de Rijksoverheid van een publiek leider?
- De rijksbrede visie op publiek leiderschap.
Bereid zelf ook vragen voor om te stellen aan de selectieadviescommissie.
En dan?
Is het sollicitatiegesprek goed verlopen, maar ben je nog geen ABD-manager in schaal 15? Dan volgt de eerste keer dat je een dergelijke functie gaat vervullen een selectieassessment. Ditzelfde geldt bij de eerste keer dat je een functie als schaal 16/17 ABD-topmanager vervult of de eerste keer dat je een TMG-functie schaal 18/19 vervult.
Selectieassessment
Hiermee toetsen we objectief in hoeverre jij past bij de functie. Met persoonlijkheids– en intelligentietesten analyseren we je werk– en denkniveau. En met rollenspellen op basis van de praktijk analyseren we je reacties en competenties. De MD-consultant informeert je vooraf hoe je je kunt voorbereiden.
Ben je niet in Nederland geboren? Dan scoor je mogelijk minder goed op de meer ‘talige’ testen; daar houden we rekening mee.
Draagvlakcommissie
Na een positieve assessmentuitslag volgt een gesprek van 30 tot 60 minuten met de draagvlakcommissie: een afvaardiging van toekomstige collega’s. Tijdens dit gesprek onderzoek je over en weer of er een klik is. Verwacht vragen over je stijl van leidinggeven en samenwerken, je visie op de opgave, je bijdrage aan de cultuur en wat jij kunt toevoegen aan het managementteam. Bereid ook voor dit gesprek ook zelf vragen voor.
Arbeidsvoorwaardengesprek
Ten slotte volgt een arbeidsvoorwaardengesprek door het vacaturehoudende ministerie. Hierin overleg je over je arbeidsvoorwaarden – binnen de range van wat er in de vacaturetekst staat.
AIVD-onderzoek
Bij sommige functies hoort een AIVD-onderzoek. Dat staat dan al in de vacaturetekst.
Communicatie benoeming
De uiteindelijke benoeming wordt zowel door het betrokken ministerie als door DGABD via verschillende kanalen gecommuniceerd.
Verschil vacatureproces ABD-functies en TMG-functies
De vacatureprocessen voor ABD-functies en TMG-functies verschillen iets van elkaar. Hieronder lees je hoe die processen precies verlopen.
Procedure voor de werving en selectie voor functies binnen de Algemene Bestuursdienst, voor de schalen 15 tot en met 18.
Eerste selectiefase
Na het ontstaan van een vacature stelt de opdrachtgever samen met het directoraat-generaal Algemene Bestuursdienst (DGABD) een functieprofiel op met functie-eisen en het competentieprofiel. Het vacatureprofiel wordt gepubliceerd op WerkenvoorNederland.nl, vermeld op de website Algemenebestuursdienst.nl en in de Nieuwsbrief Algemene Bestuursdienst. De vacature wordt meestal twee weken opengesteld op de website van de Algemene Bestuursdienst.
Als je geïnteresseerd bent en voldoet aan de functie-eisen kun je reageren via het sollicitatieformulier op WerkenvoorNederland.nl. De contactgegevens van de betrokken consultant van DGABD staan altijd bij de vacature vermeld. Geef aan hoe je bereikbaar bent voor de MD-consultant van DGABD en voor de vacaturehouder (bijvoorbeeld mobiel, privé, via secretariaat).
DGABD stelt een longlist op, samengesteld uit de aanmeldingen. In deze fase voert de MD-consultant van DGABD oriënterende gesprekken met diegenen die voldoen aan de eisen.
DGABD stelt een cv-presentatie op en bespreekt deze met de vacaturehouder.
Op basis van de voorgaande stappen komen de opdrachtgever en DGABD tot een shortlist van kandidaten die doorgaan naar de selectiecommissie.
Je ontvangt binnen drie weken na de sluitingsdatum van de vacature bericht over het resultaat van deze eerste selectie.
Tweede selectiefase
Ga je niet door naar de selectiecommissie, dan word je door DGABD geïnformeerd. Ga je door, dan krijg je een gesprek met de selectiecommissie. Deze wordt meestal voorgezeten door de vacaturehouder.
De MD-consultant van DGABD zit in de selectiecommissie. De terugkoppeling wordt verzorgd door de MD-consultant van de DGABD of door de vacaturehouder.
Als je de eindkandidaat bent, volgt een gesprek met de draagvlakcommissie. Deze bestaat uit een afvaardiging van de organisatie-eenheid. Als de te benoemen functionaris bestuurder is in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), dan heeft de OR een adviesrecht als beschreven in artikel 30 van de WOR. Het is verstandig dan met de OR te overleggen hoe aan dit adviesrecht invulling zal worden gegeven.
Het vacaturehoudende ministerie voert het arbeidsvoorwaardengesprek en zorgt voor de verdere afhandeling. De benoeming is helemaal definitief als het arbeidsvoorwaardengesprek rond is, het eventuele benodigde assessment en het eventuele onderzoek door de AIVD naar tevredenheid zijn afgerond.
De uiteindelijke benoeming wordt zowel door het betrokken ministerie als door DGABD via verschillende kanalen gecommuniceerd.
Selectieprocedure voor vacatures bij de topmanagementgroep (TMG) in de schalen 18 en 19.
Openstellen vacature en opstellen groslijst
Het vacaturehoudend departement stelt, eventueel met advies van de management-development consultant van het directoraat-generaal Algemene Bestuursdienst (DGABD) en na een intake met relevante stakeholders, een functieprofiel vast. In de regel is de secretaris-generaal aangewezen als vacaturehouder. Gaat het om de vacature van secretaris-generaal, dan wordt de ambtelijke vacaturehouder aangewezen in overleg met de minister, de directeur-generaal Algemene Bestuursdienst (DG ABD) en de secretaris-generaal bij Algemene Zaken.
De profiel van de vacature wordt geplaatst op WerkenvoorNederland.nl, vermeld op de website Algemenebestuursdienst.nl en in de Nieuwsbrief Algemene Bestuursdienst . De vacature blijft in beginsel twee weken opengesteld.
Het DGABD gaat in eigen en andere netwerken op zoek naar kandidaten die geschikt kunnen zijn maar niet hebben gereageerd. Aan de hand van de aanmeldingen en het resultaat van de eigen searchactiviteiten wordt een ‘groslijst’ opgesteld.
De DG ABD bespreekt vacature, functieprofiel en mogelijke kandidaten verkennend met de minister en/of de ambtelijke vacaturehouder van het ministerie.
CV-presentatie en preselectiegesprekken
De MD-consultant van DGABD voert gesprekken met de kandidaten. Kandidaten worden op basis van kennis, ervaring en competenties naast het profiel van de functie en het TMG-profiel gelegd.
De DG ABD plaatst alleen dan een kandidaat op de shortlist als het DGABD deze heeft gesproken en heeft vastgesteld dat hij of zij aan de gestelde vereisten voldoet.
DGABD stelt een cv-presentatie op en bespreekt deze met de ambtelijke vacaturehouder.
De ambtelijke vacaturehouder geeft naar aanleiding van de cv-presentatie aan of, en zo ja, met welke kandidaten een oriënterend gesprek gewenst is. DGABD kan daarbij aanwezig zijn. Van deze gesprekken wordt aan de DG ABD verslag uitgebracht.
De DG ABD kan aan een of meer TMG-leden verzoeken om een gesprek met (één of enkele van) de kandidaten te voeren. In geval sprake is van een SG-vacature zal de DG ABD daar een of meer SG’s voor benaderen. Dit gesprek wordt teruggekoppeld aan de DG ABD.
Voorselectie
Direct nadat de oriënterende gesprekken zijn afgerond, legt de DG ABD de Voorselectiecommissie TMG een voorstel voor om de selectielijst vast te kunnen stellen. De ambtelijke vacaturehouder fungeert als informant. De commissie brengt ter vergadering een advies uit over de benoembaarheid van de voorgelegde kandidaten.
DGABD informeert in deze fase de kandidaten over algemene rechtspositionele zaken, zoals de beloning en de benoemingstermijn van ten hoogste zeven jaar.
De Voorselectiecommissie
De Voorselectiecommissie ABD-Topmanagementgroep (VSC) adviseert de DG ABD over de voorselectie van kandidaten. De VSC waakt over de objectiviteit van de voorselectie, en over de kwaliteit van de kandidaten in relatie tot het functieprofiel en het TMG-profiel. Verder kijkt de VSC naar de loopbaanposities van de huidige topambtenaren.
Daarnaast houdt de VSC oog op en steunt de DG ABD bij de vernieuwing van de TMG. Bij vernieuwing kan gedacht worden aan kandidaten van buiten de Rijksoverheid en kandidaten met een diverse achtergrond.
De Voorselectiecommissie heeft altijd een voorzitter van buiten de Rijksoverheid, met een ruime management-development-ervaring op topniveau. Verder bestaat de Voorselectiecommissie uit een extern lid en drie SG’s.
DG ABD stelt selectielijst vast
De DG ABD stelt - op basis van het advies van de Voorselectiecommissie - de selectielijst vast met één of meer kandidaten en zendt deze aan de vacature houdende minister en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Selectiefase
Het vacaturehoudende ministerie start het selectieproces met inachtneming van de (departementale) procedures. Het vacaturehoudende ministerie kan geen kandidaten in de procedure betrekken die niet op de selectielijst staan.
De minister kan een kandidaat alleen voorafgaand aan de selectiecommissie en uitsluitend gemotiveerd afwijzen. Indien de bewindspersoon de kandidaat niet kent en wil afwijzen, moet er eerst een oriënterend gesprek tussen bewindspersoon en de kandidaat plaatsvinden in aanwezigheid van de DG ABD.
De selectiecommissie wordt voorgezeten door een secretaris-generaal. De (plaatsvervangend) directeur-generaal ABD maakt altijd deel uit van de selectiecommissie. In de selectiecommissie heeft ook een TMG-lid van ander departement zitting.
Behalve de selectiecommissie wordt ook een draagvlakcommissie ingesteld.
De uitkomst van de selectie- en draagvlakcommissie wordt aan de DG ABD teruggekoppeld. Zo nodig worden referenties door de DG ABD ingewonnen.
Op grond van artikel 30 van de Wet op de Ondernemingsraden verzoekt de vacaturehouder om een advies van de ondernemingsraad over de voorgenomen benoeming, indien de vacante functie tevens bestuurder is in de zin van de WOR.
Zowel de vacaturehoudende minister als de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voert een gesprek met de (uiteindelijke) eindkandidaat.
Assessment, arbeidsvoorwaarden en AIVD-veiligheidsonderzoek
Aan de uiteindelijke kandidaat wordt in deze fase verzocht een (ontwikkel)assessment te ondergaan.
DGABD maakt afspraken met de uiteindelijke kandidaat over de arbeidsvoorwaarden en ingangsdatum. Dit laatste gaat in overleg met het vacaturehoudende ministerie. De benoemingsperiode is bepaald op ten hoogste zeven jaar. Voor sommige functies kan een kortere benoemingsperiode gelden. Na vijf jaar in functie wordt besproken of de omstandigheden aanleiding geven af te wijken van de benoemingstermijn van zeven jaar en deze met maximaal twee jaar te verlengen tot negen jaar.
TMG-functies zijn aangewezen als vertrouwensfuncties op grond van de Wet op de Veiligheidsonderzoeken. DGABD verzoekt de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) om een verklaring van geen bezwaar ten aanzien van de uiteindelijke kandidaat.
Benoeming
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties meldt - in overeenstemming met de minister van het vacaturehoudende departement - de voordracht aan de ministerraad (nadat de AIVD een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven). De melding gaat vergezeld van een cv van betrokkene.
Bekendmaking geschiedt door middel van persbericht vanuit de ministerraad.
Voor de eerste arbeidsovereenkomst in een functie in de Topmanagementgroep is een koninklijk besluit noodzakelijk.
Nog vragen?
Heb je nog vragen? Neem dan contact op met de MD-consultant die in de vacaturetekst vermeld staat.