Toelichting melding effecten en financiële belangen op grond van artikel 8 lid 2 sub b Ambtenarenwet 2017

Aanwijzing als meldingsplichtige

Alle leden van de Topmanagementgroep (TMG) worden in hun arbeidsovereenkomst aangewezen als meldingplichtige omdat zij werkzaamheden verrichten waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is, zoals bedoeld in artikel 5 lid 1 sub d van de Ambtenarenwet 2017.

Financiële belangen en gesloten lijst

Voor de uitvoering wordt gebruik gemaakt van bestaande wettelijke bepalingen en definities, en wordt aangesloten bij de interpretaties en toepassingen op vergelijkbaar financieel terrein. Financiële belangen kunnen zeer gevarieerd zijn. Het gaat om financiële instrumenten die worden verhandeld op een beurs of handelsplatform zoals bedoeld in artikel 1:1 Wet op het financieel toezicht, (zoals aandelen, obligaties, derivaten etc.), maar ook om belangen die daarniet onder vallen, zoals (neven)functies, betrokkenheid bij of eigendom van een bedrijf, schulden, vorderingen, onroerend goed, etc. Het gaat dan om die financiële belangen, waarvan het bezit of beheer op enige wijze risicohoudend kan zijn voor, of de schijn van risico’s kan hebben bij het vervullen van de functie waarin het TMG-lid is benoemd. Hetzelfde belang kan in de ene TMG-functie wel, en in een andere niet risicohoudend zijn. Over de beoordeling van dit risico kan de compliance officer adviseren. Alle andere (geen risicohoudende) belangen blijven buiten de melding en buiten iedere registratie. Ook belangen die een TMG-lid voor anderen beheert of anderen voor het TMG-lid (denk aan ouders, kinderen, beleggingsclub) vallen onder de meldplicht.

De verplichting tot het melden van financiële belangen is een vergaande en relatief diep in het privéleven ingrijpende verplichting. Het gaat niet alleen om de belangen van het TMG-lid zelf, maar ook om die van gelieerde derden: de partner, en personen met wie het TMG-lid een gemeenschappelijke huishouding voert. Financiële belangen vallen onder de meldingsplicht van een TMG-lid als deze weet dat de gelieerde derden deze financiële belangen bezitten of verhandelen en dat die kunnen raken aan het werk van het TMG-lid. Een TMG-lid bevordert waar mogelijk dat diens gelieerde derden geen financiële belangen bezitten of verhandelen alsdat voor het TMG-lid zelf strijdig zou zijn met deze regeling. Het is lastig dat te bewerkstelligen zonder de wettelijke geheimhoudingsplicht te schenden.

Gesloten lijst

\In sommige functies is het niet toegestaan om (bepaalde) financiële belangen te hebben, effecten te bezitten of effectentransacties te verrichten: de goede vervulling van de functie of het goede functioneren van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met die functievervulling, zou niet in redelijkheid zijn verzekerd. Aan zo’n ‘gesloten’ lijst is ook het TMG-lid in die functie gebonden.

Verklaringen

Bij aanvang van het dienstverband bij de ABD meldt een TMG-lid deze financiële belangen via de Melding effecten en financiële belangen lid TMG.
Bij wijziging van functie of opdracht meldt een TMG-lid het aan de compliance-officer als daardoor sprake is van financiële belangen die kunnen raken aan diens werkzaamheden.
Vindt er tussentijds een wijziging plaats in die financiële belangen, dan meldt het TMG-lid dit onverwijld aan de compliance-officer.
Bij twijfel of bepaalde financiële belangen moeten worden gemeld of het bezit ofverhandelen daarvan is toegestaan, overlegt een TMG-lid met de compliance-officer.
Een TMG-lid verstrekt op verzoek van de compliance-officer op een door die aangegeven wijze, nadere informatie of bescheiden met betrekking tot de financiële belangen.

Uitzondering beleggingsfondsen en trackers (ETF)

Financiële belangen gehouden in een beleggingsfonds of (beurs/index‐)tracker (ETF) vallen niet onder de beperkingen en hoeven niet te worden gemeld als aan de volgende drie voorwaarden is voldaan:

Een TMG-lid heeft geen invloed op het beleggingsbeleid van het fonds of de tracker (op de samenstelling van het pakket, anders dan algemene keuzes zoals risicoprofiel of focus qua geografie of sector); en
Het fonds of de tracker kent voldoende spreiding (bestaat niet grotendeels uit een of enkele bedrijven die raken aan het werk van het TMG-lid of op diens eventuele gesloten lijst staan); en
Een TMG-lid verricht geen werkzaamheden in relatie tot het fonds of de tracker zelf.

Uitzondering Vrije-hand-beheerder (VHB)

Heeft een TMG-lid financiële belangen die door een VHB worden beheerd die kunnen raken aan de werkzaamheden van het TMG-lid of staat het de VHB vrij om in dergelijke financiële belangen te beleggen, dan valt dit wel onder de meldingsplicht maar niet onder de beperkingen voor het bezitten en verhandelen mits aan de voorwaarden onder b. is voldaan.
De beslissingsbevoegdheid over verhandeling van afzonderlijke financiële belangen moet zijn overgedragen aan de VHB. Dit wordt getoetst door de compliance-officer. Er moet in ieder geval aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
i. Het betreft een onder wettelijk toezicht staande VHB;
ii. De VHB-vereenkomst is schriftelijk;
iii. De VHB-overeenkomst gaat uit van een strikte scheiding tussen eigendom en beheer en heeft betrekking op alle financiële belangen van het TMG-lid die aan diens werk kunnen raken;
iv. Het TMG-lid is niet werkzaam bij of voor de VHB waarmee de overeenkomst is gesloten;
v. Het TMG-lid onthoudt zich van het geven van enige instructie, dan wel het anderszins direct of indirect beïnvloeden van enige door de vermogensbeheerder te nemen beslissing betreffende het beheer, anders dan meer algemene instructies (bijv. over drempelbedragen of type belangen); en
vi. De compliance-officer heeft schriftelijk bericht dat de VHB-overeenkomst aan de voorwaarden voldoet.
De compliance-officer kan een aanwijzing geven tot wijziging van een VHB-overeenkomst om te zorgen dat deze voldoet aan de bovenstaande voorwaarden.
Doet zich een wijziging voor in de VHB-overeenkomst, dan bericht het TMG-lid dit onverwijld aan de compliance-officer en verstrekt een kopie van de gewijzigde of nieuwe overeenkomst. Mocht die overeenkomst niet (meer) voldoen aan de voorwaarden uit deze paragraaf, dan geldt de uitzondering voor financiële belangen gehouden via een VHB vanafdat moment niet meer.

Maatwerkafspraken

De compliance-officer adviseert de TMG-leden gevraagd en ongevraagd inzake hun
financiële belangen, de wijzigingen daarin en de wijze waarop (de schijn van) belangenverstrengeling en oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie (handel met voorwetenschap) kunnen worden voorkomen.
Bezit het TMG-lid of een gelieerde derde financiële belangen die kunnen raken aan de werkzaamheden van het betreffende TMG-lid, dan beoordeelt de compliance-officer of maatwerkafspraken nodig zijn.
Maatwerkafspraken kunnen bijvoorbeeld inhouden het afzijdig houden van bepaalde dossiers of werkzaamheden, een hogere leidinggevende die meekijkt, het tijdelijk bevriezen van de financiële belangen of in een uiterst geval het van de hand doen van die belangen. Welke afspraken mogelijk zijn hangt ook af van de vraag of sprake is van het risico op belangenverstrengeling of oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie en of het belangen van het TMG-lid zelf betreffen of van een gelieerde derde.
Als de maatwerkafspraken (mede) zien op de werkzaamheden die worden verricht door een TMG-lid, worden deze door de compliance-officer of vanuit Bureau ABD gedeeld met (de compliance-officer van) het departement waar het TMG-lid werkzaamheden (zal) verricht(en).

Bewaartermijn gegevens

Het dossier van het TMG-lid dat op grond van deze regeling wordt bijgehouden met daarin diens verklaringen, relevante correspondentie en verstrekte documentatie wordt hard-copy in een afgesloten kast bewaard en/of digitaal in afgeschermde mappen.
Alleen de compliance-officer en diens vervanging hebben toegang tot de dossiers. Een TMG-lid kan verzoeken om een kopie van de gegevens in het dossier. In het kader van een geschil kan de compliance-officer gegevens uit het dossier verstrekken aan de DG ABD, de minister van BZK en de minister van het departement van het betreffende TMG-lid.
Het dossier wordt na beëindiging van het dienstverband bij Bureau ABD bewaard gedurende 2 kalenderjaren.
Speelt er na afloop van die 2 kalenderjaren een onderzoek of mogelijk geschil rondomnaleving door het betreffende TMG-lid van deze regeling of verdere regels omtrent belangenverstrengeling en koersgevoelige informatie, dan wordt het dossier bewaard totdat het geschil of het onderzoek onherroepelijk is afgerond.

Geschillen

Is een TMG-lid het niet eens met een beslissing van de compliance-officer, dan overlegt het TMG-lid eerst met de compliance-officer en eventueel de DG ABD. Wordt geen overeenstemming bereikt, dan verstrekt de compliance-officer advies aan de DG ABD en wordt uiteindelijk een beslissing genomen door de minister van BZK in overeenstemming met de minister van het departement waar het TMG-lid werkzaam is.
Daar waar het TMG-lid de DG ABD of SG BZK betreft, verstrekt de compliance-officer het advies bedoeld in a. aan de minister van BZK in plaats van aan de DG ABD.
Het is ook mogelijk om een geschil voor te leggen aan het Rijksloket advies en bemiddeling arbeidszaken (RABA).

Compliance-officer

Een compliance officer heeft vooral als taak erop toe te zien dat de gedragingen van de medewerkers binnen het deel van de organisatie waar zij werkzaam zijn aan de gestelde vereisten voldoen. Deze functionaris is gespecialiseerd op het vakgebied van mogelijke (financiële) belangenverstrengeling. Hij is niet alleen belast met het hierboven genoemde toezicht, maar treedt ook op als adviseur van de TMG-leden bij de beoordeling van hun financiële belangen en als adviseur van de minister van BZK bij knelpunten.